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    會展策劃:論壇的籌備與組織

     論壇是展會中一道絢麗的風景線。是與洽談交易活動并重的一項內容,也是展會中最精彩、最受歡迎的活動之一。
      展覽會越來越講究展、會并重,組織者在舉辦展覽的同時。通常要組織相關內容的論壇。請來大批中外一流的專家、學者,甚至社會活動家、政府要員等參加。在論壇上。這些特邀嘉賓不僅能帶來國內外最新的信息、技術和項目。更能帶來相關領域內具有前瞻性和導向性的新論點、新理念、新思維。應當說。論壇是加強學術交流。增進友誼的橋梁與紐帶。對提升展會檔次、擴大影響。擴展潛在客戶,意義非同尋常。在這里,群英聚會。智慧激蕩,有助于拓寬視野、更新知識、交融理念、開拓思路。一些知名展會,如廣交會、高交會和北京”國際周”等大型展會期間舉辦的論壇。聽眾多達數萬人。門票緊俏。場場爆滿。一場成功的展會,不但要有可觀的成交額,還要組織好發人深省、富有啟迪的論壇講座,已經成為無可爭議的事實。
     
      籌備,組織高水平的論壇。是一件非常復雜而又細致繁瑣的工作。它要求建立嚴密、高效、相互協作的組織機構,制定周密詳盡的流程計劃。通常應做好以下幾項主要工作:
     
     。ㄒ唬┏闪⒒I備委員會
     
      論壇籌備委員會。一般設主任1人,副主任卜人,委員若干人。其主要任務是:謀劃論壇的整體框架,做好論壇組織的前期準備工作。主要包括:
     
      1.籌備成立組織委員會和評審委員會,劃分各自承擔的任務;
     
      2.確定主辦單位、承辦單位、協辦單位、特約媒體等:
     
      3.確定論壇講座的主題。堅持少而精、高層次、高規格。積極促進科技成果產業化的原則。力求向專業化展會方向努力。為使論題有的放矢,也可征集參展單位共同感興趣的論題,從中擇優選用。粗略劃分若干專業論題的內容、范圍等;
     
      4.確定論壇整體時間區段及大體場次:
     
      5.確定主講人及其論題內容;
     
      6.研究征集論文辦法及評選比例、獎金數額等:
     
      7.確定邀請的相關人員、單位:
     
      8.確定論壇的規模、人數、時間、地點:
     
      9.制定財務預算。
     
     。ǘ┙M建組織委員會
     
      組織委員會的主要任務是負責整個論壇的組織安排,保證論壇能夠順利進行?稍O主任1人,副主任1-2人。組委會下面一般還要設立三個小組:
     
      秘書組:設組長、副組長各一人,組員若干人。其主要任務是:
     
      1.發布舉辦論壇會議的通知,內容包括舉辦時間、地點、演講專家及題目等。通過網上登錄、媒體廣告、直郵、上門發送等多種方式在一定范圍內“廣而告之”!耙欢ǚ秶笔侵敢獙⒂^眾盡且定在各用戶部門領導、信息主管、技術專家、企業的CEO、CIO等決策者,各IT分銷商、代理商、駐華商社的代表等層次較高的范圍內,務求到會的觀眾是高素質的目標觀眾:
     
      2.征集論文。明確征集論文的內容范圍、有關技術要求及投稿截止日期等,如要求論文具有創新性。未在國內外報刊上公開發表過等。對正文的篇幅、摘要的字數、份數,郵寄、打印論文的具體要求,論文的字體、字號、紙型。是否要帶中、英文譯件。是否要軟盤 以及聯系人、聯系方式等要提出明確要求;
     
      3.發送邀請信。分兩部分進行:向主講人發出邀請,落實主講人。邀請函務必注明論壇的主題及被邀請人分擔的演講題目、開會日期、演講的時間要求等。便于演講人準備演講材料。此項邀請至少提前一個月發出,并盡早落實。向有關主管部門、領導、嘉賓、關系單位、新聞媒體發出邀請:
     
      4.撰寫領導開幕詞、閉幕詞、主持人講話及相關的會議宣傳報道材料;
     
      5.為每場主持人提供主講人簡歷、業績及本次講演論文摘要:
     
      6.編輯論壇簡報:
     
      7.收集整理演講稿 登記造冊。按專題進行分類;
     
      8.整理復制錄音、錄象、刻錄光盤并組織贈送與銷售:
     
      9.組織、安排、接待各媒體記者;
     
      10.編輯論壇文集。
     
      組織組:設組長、副組長各一人,組員若干人,其主要任務是負責整個論壇的組織和安排工作。它的工作必須有條有理。井然有序,是論壇順利進行的關鍵部門。
     
      1.編制論壇各場次日程安排。具體落實主、分會場 地點、主持人,如果需要分組研討 要安排討論地點和召集人;
     
      2.落實主會場、分會場場地、電源、音響、投影、錄音錄象設備等相關設備,并落實后備電源、后備擴音設備及值班電工等應急安排;
     
      3.根據需要 安排同傳或交傳翻譯:
     
      4.設置論壇會標與引導標識;
     
      5.確定是否組織電視現場轉播及其場次:
     
      6.確定每場會議議程:如主持人宣布講演開始 并在每位嘉賓演講之前,簡要介紹主講嘉賓的簡歷、業績及演講題目要點等;
     
      7.制定與維持會場紀律。包括是否準許拍照、錄音錄像等:
     
      8.保障會場的光電、溫度、通風保持正常狀態。落實服務人員及茶、水供應等;
     
      9.安排好新聞媒體人員在會場工作和休息的位置;
     
      10.組織新聞發布會;
     
      門協調好與秘書組、會務組的關系、相互密切配合。
     
      會務組:設正長副組長各1人 組員若干人,其主要任務是負責整個論壇的會務工作,包括:
     
      1.印制、發放入場證件和會議相關材料;
     
      2.負責報道登記、出售門票;
     
      3.迎送、接待主講人,負責食宿安排;
     
      4.組織專業人員對會場進行安全檢查,疏通通道,開啟安全門等:
     
      5.購買、發放紀念品,填寫證書。支付各類費用;
     
      6.財務結算。
     
      在整體運作過程中 秘書組、組織組、會務組雖各有職責。但又需要默契配合,互相支援,形成一個整體,保證論壇的順利進行。
     
     。ㄈ┏闪⒃u審委員會
     
      有的論壇會議設定評選論文,需要成立評委會,否則不必設立。
     
      評審委員會可設主任1人 副主任1人,委員5-7人 評委總數最好是單數。以便評審表決。
     
      1.聘請評委。要聘請有較高思想水平、政策水平、專業水平,并具有一定聲望和權威。能秉公辦事的人員為評委;
     
      2.制定評選論文的標準,按照比例準確地評出論文等級。
     
      總之,大量細致周密、有條不紊的工作 全體工作人員的密切配合是成功舉辦論壇的先決條件。
     
      講演論文摘要:
     
      6.編輯論壇簡報:
     
      7.收集整理演講稿 登記造冊。按專題進行分類;
     
      8.整理復制錄音、錄象、刻錄光盤并組織贈送與銷售:
     
      9.組織、安排、接待各媒體記者;
     
      10.編輯論壇文集。
     
      組織組:設組長、副組長各一人,組員若干人,其主要任務是負責整個論壇的組織和安排工作。它的工作必須有條有理。井然有序,是論壇順利進行的關鍵部門。
     
      1.編制論壇各場次日程安排。具體落實主、分會場地點、主持人,如果需要分組研討 要安排討論地點和召集人;
     
      2.落實主會場、分會場場地、電源、音響、投影、錄音錄象設備等相關設備,并落實后備電源、后備擴音設備及值班電工等應急安排;
     
      3.根據需要 安排同傳或交傳翻譯:
     
      4.設置論壇會標與引導標識;
     
      5.確定是否組織電視現場轉播及其場次:
     
      6.確定每場會議議程:如主持人宣布講演開始 并在每位嘉賓演講之前,簡要介紹主講嘉賓的簡歷、業績及演講題目要點等;
     
      7.制定與維持會場紀律。包括是否準許拍照、錄音錄像等:
     
      8.保障會場的光電、溫度、通風保持正常狀態。落實服務人員及茶、水供應等;
     
      9.安排好新聞媒體人員在會場工作和休息的位置;
     
      10.組織新聞發布會;
     
      門協調好與秘書組、會務組的關系、相互密切配合。
     
      會務組:設正長副組長各1人 組員若干人,其主要任務是負責整個論壇的會務工作,包括:
     
      1.印制、發放入場證件和會議相關材料;
     
      2.負責報道登記、出售門票;
     
      3.迎送、接待主講人,負責食宿安排;
     
      4.組織專業人員對會場進行安全檢查,疏通通道,開啟安全門等:
     
      5.購買、發放紀念品,填寫證書。支付各類費用;
     
      6.財務結算。
     
      在整體運作過程中 秘書組、組織組、會務組雖各有職責。但又需要默契配合,互相支援,形成一個整體,保證論壇的順利進行。
     
     。ㄈ┏闪⒃u審委員會
     
      有的論壇會議設定評選論文,需要成立評委會,否則不必設立。
     
      評審委員會可設主任1人 副主任1人,委員5-7人 評委總數最好是單數。以便評審表決。
     
      1.聘請評委。要聘請有較高思想水平、政策水平、專業水平,并具有一定聲望和權威。能秉公辦事的人員為評委;
     
      2.制定評選論文的標準,按照比例準確地評出論文等級。
     
      總之,大量細致周密、有條不紊的工作 全體工作人員的密切配合是成功舉辦論壇的先決條件。

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